Deutsche öffentliche Urkunden werden in vielen Fällen im Ausland nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit in einem besonderen internationalen Verfahren festgestellt worden ist. Die Verfahrensschritte beinhalten die jeweilige Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist.

Legalisation:
Eine Art des Verfahrens ist die Beglaubigung, die von einer bestimmten deutschen Behörde auf der inländischen öffentlichen Urkunde vorgenommen wird. Danach erfolgt die Legalisation der beglaubigten öffentlichen Urkunde. Die Legalisation wird nach dem Konsulargesetz von einem Konsularbeamten bei den jeweiligen Botschaften und Konsulaten des Staates vorgenommen, in dem die Urkunde benötigt wird. Einige Auslandsvertretungen verlangen vor der Legalisation eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt in Köln.

Apostille:
Eine weitere Art des Verfahrens ist die Echtheitsbestätigung durch die "Haager Apostille". Eine Apostille wird für die Staaten benötigt, die dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Haager Übereinkommen vom 05. Oktober 1961) beigetreten sind. In diesem Verfahren erteilt eine dazu bestimmte deutsche Behörde die Apostille auf der Urkunde. Die Vertragsstaaten des Übereinkommens finden Sie auf den Internetseiten des Auswärtigen Amtes.

Bitte stellen Sie Ihren Antrag rechtzeitig und nicht erst einen Tag vor Ihrer Abreise ins Ausland, da das Bestätigungsverfahren etwas Zeit in Anspruch nimmt.

Verfahrensweise bei der Ausstellung von Apostillen und Beglaubigungen 

Die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) Kaiserslautern beglaubigt grundsätzlich alle in Rheinland-Pfalz (Zuständigkeitsbereich) ausgestellten öffentlichen Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind, sofern die Zuständigkeit nicht anders geregelt ist.

Wir beglaubigen folgende Urkunden zur Vorlage im Ausland: 
Urkunden, die von Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen aber auch z. B. von den Industrie- und Handelskammern, Gesundheitsämtern oder Veterinärämtern in Rheinland-Pfalz ausgestellt wurden. Insbesondere:

• Personenstandsurkunden (nur Originale), d. h. Urkunden, die von einem Standesamt ausgestellt wurden z. B. Geburts-, Abstammungs-, Heirats- und Sterbeurkunden, Familienbücher, Ehefähigkeitszeugnisse sowie Bescheinigungen über Namensänderung oder –führung.
  Es gibt viele Länder, die großen Wert darauf legen, dass die Urkunden nicht älter als 6 Monate sind. Ältere Urkunden lassen Sie bitte beim zuständigen Standesamt neu ausstellen. 
  
• Melde-, Aufenthalts- und Ledigkeitsbescheinigungen. Die Bescheinigungen werden von der für Sie zuständigen Meldestelle (Einwohnermeldeamt/Bürgerbüro) ausgestellt.
  
• Hochschulabschlüsse und Schulzeugnisse (unabhängig vom Ausstellungsdatum).
  Schulzeugnisse müssen jedoch durch die ADD, Schulaufsicht. Hochschulabschlüsse, Semesterbescheinigungen, Immatrikulationsbescheinigungen, Dipolome etc. (Fachhochschule, Universität, Technische Universität etc.) müssen durch eine bei der Hochschule beauftragte Person „vorbeglaubigt“ werden (Näheres erfragen Sie bitte telefonisch bei uns).
  
• Prüfungszeugnisse der Industrie- und Handelskammer und der Handwerkskammer müssen durch die jeweilige Kammer vorbeglaubigt werden.
  
• Urkunden, die von Finanzämtern in Rheinland-Pfalz ausgestellt wurden und im Ausland Verwendung finden sollen, müssen vom Ministerium der Finanzen Rheinland-Pfalz, Mainz vorbeglaubigt werden.
  
• Einbürgerungszusicherungen und Einbürgerungsurkunden
  
• Urkunden, die im Rahmen einer Auslandsadoption benötigt werden.
  Bitte rufen Sie uns nach 14 Uhr an um die Vorgehensweise zu besprechen. Sie benötigen evtl. Vorbeglaubigungen.
  
• Adoptionsbefürwortungen, Sozialberichte u. a. Urkunden der Jugendämter, die im Rahmen einer Auslandsadoption benötigt werden. (Diese Urkunden werden uns direkt vom Jugendamt vorgelegt).
  
• Vom Gesundheitsamt „vorbeglaubigte“ ärztliche Bescheinigungen.
  
• Zertifikate, GMP-Bestätigungen

Dabei wird die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft in welcher der Unterzeichner gehandelt hat und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigt.

Nicht beglaubigt werden:

Nicht beglaubigt werden:

• Alle Urkunden die außerhalb von Rheinland-Pfalz ausgestellt sind
  
• Urkunden des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patentamts; zuständig ist hier der Präsident des Deutschen Patentamts in München
  
• Urkunden von Bundesbehörden sowie Auszüge aus dem Bundeszentralregister (Führungszeugnis); zuständig ist das Bundesverwaltungsamt (BVA) Referat II, B4 Eupener Str. 125 50933 Köln
  
• Handelspapiere, zuständig sind die Industrie- und Handelskammern
  
• Unterschriften für Privatpersonen und private Urkunden. Private Urkunden können nicht legalisiert werden. Wird jedoch eine Privaturkunde gem. § 129 BGB öffentlich beglaubigt, so stellt die Beglaubigung der Unterschrift unter der Urkunde durch einen Notar eine öffentliche Urkunde dar; zuständig ist das Landgericht, bei dem der Notar zugelassen wird.
  
• Gerichtliche, staatsanwaltschaftliche und notarielle Urkunden wie z. B. Scheidungsurteile, Erbscheine etc.; zuständig ist das jeweilige Landgericht
  
• Übersetzungen (wenden Sie sich bitte an das Landgericht, bei dem der Übersetzer gemeldet ist)

Was ist zu beachten, wenn ich Urkunden fürs Ausland beglaubigen lassen muss?

• Die Urkunden müssen in Rheinland-Pfalz ausgestellt worden sein
  
• Die Urkunden müssen in der Regel im Original vorgelegt werden und ihr Ausstellungsdatum soll nicht mehr als 6 Monate zurück liegen. Weiterhin müssen die Urkunden mit einem Dienstsiegel versehen sein
  
• Beachten Sie genau, welche Angaben Sie gegenüber den ausländischen Behörden nachweisen müssen. Wenn sich z. B. Ihr Name durch die Eheschließung geändert hat, geht dies nicht aus der Heiratsurkunde sondern aus dem Familienbuchauszug oder aus dem Auszug aus dem Heiratseintrag (Internationale Heiratsurkunde) hervor.
  Im Zweifelsfall erkundigen Sie sich bei Ihrer zuständigen Auslandsvertretung in Deutschland bzw. direkt bei der ausländischen Behörde, welche Urkunden Sie zur Vorlage in diesem Land benötigen (genaue Bezeichnung! )
  
• Erkundigen Sie sich telefonisch bei uns, ob wir eine Vorbeglaubigung benötigen um Ihre Urkunde fürs Ausland zu beglaubigen

Kosten einer Beglaubigung

Die Gebühr für die Beglaubigung einer Urkunde beträgt 13 Euro.

Sofern Sie die Beglaubigung per Post anfordern, erhalten sie zunächst die Gebührenanforderung per Post oder per E-Mail. Für die Zustellung der Gebührenanforderung entfallen Auslagen in Höhe von 0,55 Euro. Nach Zahlungseingang erhalten Sie die beglaubigten Urkunden mit dem Gebühren- und Auslagenbescheid zugesandt. Der Versand erfolgt grundsätzlich auf dem Postweg im unversicherten Versand. Bitte schicken Sie uns kein Bargeld und keine Schecks.

Bei Postsendungen ins Ausland nehmen Sie bitte zur Klärung der Vorgehensweise vorab Kontakt mit uns auf!

Wenn Sie zur Beglaubigung persönlich hier vorsprechen entfallen die Auslagen. Die Zahlung ist nur in bar möglich!

Vorbeglaubigung im Rahmen des Legalisationsverfahrens:

Für folgende Länder nimmt die ADD die Vorbeglaubigung vor:

Liste der Staaten bzw. Vertretungen, für die eine Endbeglaubigung durch das BVA erforderlich ist 

• Königreich Bahrain
• Volksrepublik Bangladesch
• Union Myanmar (Birma)
• Volksrepublik China
• Republik Irak
• Islamische Republik Iran (außer Hochschulzeugnisse)
• Königreich Jordanien
• Königreich Kambodscha
• Staat Katar
• Libanesische Republik (nur Urkunden aus dem Uni- bzw. Hochschulbereich)
• Republik Mali
• Mauretanien
• Königreich Nepal
• Republik Ruanda
• Königreich Saudi-Arabien
• Demokratische Republik Somalia
• Republik Sudan
• Arabische Republik Syrien
• Taipeh-Handelsbüro, Visa-Abteilung (nur Urkunden aus dem Justizbereich)
• Republik Togo

Die Endbeglaubigung erfolgt hier durch das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln .

Die Postanschrift des Bundesverwaltungsamts lautet:

Bundesverwaltungsamt
-Beglaubigungen-
Referat II B 4
50728 Köln

Telefon-Hotline: 0228 / 99 358 – 4100, per Telefax : 0228 / 99 358 - 2893
e-mail : beglaubigungen@bva.bund.de

Die Diensträume sind in Köln-Braunsfeld, Eupener Str. 125. Vor einer persönlichen Vorsprache empfiehlt sich die telefonische Kontaktaufnahme.

Das Bundesverwaltungsamt kann nur dann die Endbeglaubigung erteilen, wenn die Urkunde bereits von der zuständigen Stelle „vorbeglaubigt“ wurde.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.